Power BI is bezig met een opmars. Op een eenvoudige manier kun je, zonder al teveel technische kennis, je eigen dashboards maken. Ook veel accountants zijn Power BI aan het ontdekken. Maar toch zie ik ook dat veel accountants nog moeite hebben om Power BI écht in te zetten in de praktijk.
Het nieuwe Excel?
Zelf noem ik Power BI weleens ‘het nieuwe Excel’. Niet alleen omdat Power BI ontstaan is vanuit Excel, maar ook omdat ik verwacht dat Power BI net als Excel tot de standaard tooling van een accountant gaat behoren. Betekent dat dan ook dat Power BI hetzelfde kan als Excel? Nee, wat mij betreft zijn het verschillende oplossingen die elk hun eigen toepassing kennen. Excel zal daarom ook niet verdwijnen.
Hieronder maken we een vergelijking tussen Power BI en Excel en geven we je de 3 voordelen en de 3 nadelen van Power BI ten opzichte van Excel.
3 voordelen van Power BI
Gestructureerd datamodel
Een groot voordeel van Power BI ten opzichte van Excel is het gestructureerde datamodel in Power BI. In Excel kun je ook tabellen met data inlezen, maar Excel is een spreadsheet tool. Power BI is een data analyse tool, waarin het datamodel het centrale onderdeel is. In Excel staat een tabel meer op zichzelf.
Wat merk je daarvan als je met Power BI werkt? In Power BI maken de tabellen onderdeel uit het van datamodel. Als je het datamodel op de juiste manier hebt ingericht (volgens het stermodel, met feitentabellen en dimensietabellen) dan heb je daar profijt van bij het inrichten van je dashboard. De grafieken, tabellen en DAX-formules maken gebruik dan de relaties tussen de tabellen voor het berekenen en tonen van de juiste gegevens.
Online delen van dashboards
Het delen van informatie via Excel gebeurt vaak door Excelbestanden te mailen of te delen via Sharepoint of OneDrive. De ontvanger van het bestand heeft veel vrijheid om een Excelbestand aan te passen. Je hebt daardoor minder zekerheid dat de informatie wordt ontvangen zoals je het bedoeld hebt. Nog vervelender wordt het als er meerdere versies van een Excelbestand gaan circuleren. Als auteur heb je daar weinig grip op. Er ontstaan ‘meerdere versies van de waarheid’, met alle gevolgen van dien.
In Power BI kun je een dashboard delen met andere mensen. Dat kun je online delen in de Power BI Service. Daar deel je alleen de gebruiksversie van het dashboard, niet de complete bron van je dashboard. Wel heeft een gebruiker van het dashboard de mogelijkheid om zelf filters aan te passen, er is dus zeker wel vrijheid in Power BI. Maar als auteur heb je meer zekerheid dat de gebruiker het dashboard leest zoals jij het bedoeld hebt.
Formuletaal DAX
In Power BI is de formuletaal DAX beschikbaar. Hiermee kun je eigen berekeningen maken, bovenop de ingelezen data. DAX is een enorm krachtige taal, die in staat is berekeningen te maken over miljoenen regels data in minder dan een seconde. Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken voor de berekening van KPI’s of voor de vergelijking van realisatie met vorig jaar en budget. Met DAX verrijk je de ingelezen data met je eigen berekeningen.
Vaak wordt de vergelijking gemaakt met Excel-formules, maar dat gaat naar mijn mening niet op. DAX maakt gebruik van het datamodel van Power BI, berekeningen worden gemaakt vanuit de context in een grafiek of tabel. Daarmee gaat DAX echt een stap verder dan een Excel-formule. De mogelijkheden van Power BI gaan daarmee ook echt een stap verder dan wat er in Excel kan.
3 nadelen van Power BI
Leercurve
Starten met Power BI is laagdrempelig, je kunt de gratis versie van Power BI Desktop downloaden en ermee aan de slag gaan. Voor gebruikers met Excel-ervaring is de overstap naar Power BI goed te maken. Maar in de praktijk zie ik dat veel accountants blijven hangen op het niveau van ‘wat tabellen inlezen’ en het niet echt voor elkaar krijgen om zelf op een goede manier dashboards te maken.
De vele mogelijkheden van Power BI en DAX hebben ook een keerzijde. Je hebt namelijk gewoon vlieguren nodig om het echt te begrijpen. Hoe zet je een goed datamodel op? Hoe werkt de filtercontext en regelcontext in DAX? Dat zijn onderwerpen waar je op een gegeven moment mee te maken gaat krijgen. Dat vraagt training en dat kost gewoon tijd.
Licenties
Een andere veel gestelde vraag gaat over de kosten van Power BI. Met de gratis versie van Power BI kun je data importeren en dashboards maken. Je kunt ze zelfs online publiceren. Maar zodra je een dashboard wilt delen met andere mensen (zowel binnen als buiten je organisatie) dan heb je een Power BI Pro licentie nodig. De kosten daarvan zijn € 8,40 per gebruiker per maand. Je hebt die licentie zelf nodig, maar ook degene met wie je het dashboard deelt heeft een Power BI Pro licentie nodig. Lees alles over de kosten van Power BI in een eerdere blog.
Het goede nieuws is dat Power BI steeds meer bekender wordt. Steeds meer mensen maken al gebruik van Power BI en hebben dus al een licentie. En vergelijk het eens met Excel, wie heeft er nu geen Excel licentie? Voor Power BI zal dat ook een kwestie van tijd zijn.
Minder geschikt voor rapportages
In vergelijking met Excel is Power BI minder geschikt voor rapportages. Meteen even een verduidelijking: met rapportages bedoel ik dan cijfermatige opstellingen zoals bijvoorbeeld in een jaarrekening staan. Natuurlijk kun je dat wel in Power BI maken, maar de voordelen van Power BI worden dan minder benut. Power BI is bedoeld voor het visualiseren van data, voor het maken van visuele dashboards. Een cijfermatige rapportage zul je daarom sneller in Excel kunnen maken. Al zijn er ook hele mooie voorbeelden van een visuele jaarrekening in Power BI!
Conclusie
Is Power BI het nieuwe Excel? Ja en nee. Ja, want qua bekendheid en gebruik verwacht ik dat Power BI net als Excel tot de standaard tooling van een accountant gaat behoren. Maar Power BI is niet de vervanger van Excel. Het is meer de logische ‘next step’ voor elke accountant die meer wil dan wat Excel kan bieden.