Met de functie GetTable kun je alle endpoints (tabellen) van Multivers / Boekhoud Gemak gebruiken, zodat je meer gegevens kunt inlezen dan alleen de voorgedefinieerde tabellen.

Kijk op https://api.multivers.nl/V22/Help voor een overzicht van alle endpoints, met de beschikbare velden, die Multivers / Boekhoud Gemak aanbiedt.

Let op: dit vereist technische kennis over het gebruik van de API endpoints van Multivers / Boekhoud Gemak. Ook zijn er een aantal belangrijke aandachtpunten met betrekking tot de fair use policy en de performance waar je rekening mee moet houden. Bij overmatig datagebruik kunnen extra kosten in rekening gebracht worden. Lees deze handleiding aandachtig door voordat je deze functie gaat gebruiken!

Als je zelf niet de benodigde kennis hebt van de API endpoints van Multivers / Boekhoud Gemak dan kunnen we je daar op consultancybasis bij helpen. Neem hiervoor contact met ons op.

 

Gebruik altijd de Filter-parameter

Het is van belang om alleen de regels in te lezen die je daadwerkelijk nodig hebt. Hiervoor kun je de filter-parameter gebruiken in de GetTable functie.

Zonder het gebruik van deze filter-parameter zal de connector alle regels inlezen die er zijn. Dus heb je 10 jaar historie in Multivers / Boekhoud Gemak staan, dan wordt dit volledig ingelezen. Ook als je hierna in de Power Query editor regels filtert, dan worden ze eerst toch allemaal ingelezen. In theorie kan het dan zo zijn dat je eerst 1.000.000 regels inleest en vervolgens 900.000 weg filtert. Dat is niet efficiënt, je kunt dan beter alleen de 100.000 regels inlezen die je nodig hebt. Dat kan met de Filter parameter.

Voorbeelden van filters zijn:

• FiscalYear ge 2020 (regels van boekjaar 2020 en later)
• CustomerId eq ‘1006’ (alleen regels van klantid 1006)
• PeriodNumber ge 7 (periodenummer groter dan of gelijk aan 7)

De vergelijkingen die je kunt gebruiken zijn: eq (gelijk aan), ne (niet gelijk aan), gt (groter
dan), lt (kleiner dan), ge (groter dan of gelijk aan), le (kleiner dan of gelijk aan), and en or.

 

Gebruik indien mogelijk de Expand-parameter

Bij een aantal endpoints kunnen de headers en regels in één keer ingelezen worden. Bijvoorbeeld het gebruik van de OrderInfoList/OpenOrders endpoint. Door bij de expand-parameter OrderLines in te vullen (en dit veld ook in de select-parameter in te vullen), lees je tegelijk met de header alle bijbehorende regels in. In Power Query kun je deze regels zichtbaar maken door ze uit te klappen.

 

Werkwijze GetTable functie

De werkwijze is als volgt:

• Klik in de navigator de map Functions open en vink de functie GetTable aan.
• In dit schermvoorbeeld hebben we de verkooporders (OrderInfoList/OpenOrders) opgevraagd.
• 
• Vul bij AdministratieCode de administratiecode van PowerBIConnector.nl in.
• Vul bij Service het onderdeel in waarin de endpoint staat, General of Administration.
• Vul bij Endpoint de naam van de endpoint in, in dit voorbeeld is dit het endpoint OrderInfoList/OpenOrders.
• Vul bij Select de velden in die je wilt inlezen van deze endpoint, gescheiden door een komma. In ons voorbeeld zijn dit de velden: OrderDate,CustomerId,AmountExclVat,OrderLines (hoofdlettergevoelig!)
  Lees alleen de velden in die je daadwerkelijk gebruikt in het dashboard. Dat is één van de basisprincipes van een goed datamodel in Power BI. Elk veld dat je onnodig inleest kost onnodige importtijd en zal het datamodel in Power BI onnodig vertragen.
• 
• Vul bij Expand indien mogelijk de detailregel veldnaam in. Dit kun je gebruiken om de headers en regels in één keer in te lezen, bij de endpoints waar dit van toepassing is. Bijvoorbeeld in de endpoint OrderInfoList/OpenOrders is een expand mogelijk naar de OrderLines.
• Vul bij Filter altijd een filter in, zodat alleen die regels ingelezen worden die je nodig hebt (zie hierboven). Gebruik bijvoorbeeld een datum- of jaarfilter om alleen de regels uit het gewenste periodebereik in te lezen. Of bijvoorbeeld CustomerId eq '1006' om alleen de regels van een bepaalde klant in te lezen. Of PeriodNumber ge 7 om alleen de regels vanaf periode 7 in te lezen.
  De vergelijkingen die je kunt gebruiken zijn: eq (gelijk aan), ne (niet gelijk aan), gt (groter dan), lt (kleiner dan), ge (groter dan of gelijk aan), le (kleiner dan of gelijk aan), and en or.
• Vul bij Criteria de eventuele extra queryparameters in, indien de endpoint deze vraagt. Bijvoorbeeld accountid=8000 als de parameter AccountId wordt gevraagd.
• Klik op Apply, het voorbeeld wordt nu getoond.
• 
• Klik vervolgens op Transform Data om de tabel in de Power Query Editor in te lezen. Daar kun je de Result kolom uitklappen om de inhoud van de records te tonen.